Pitanja auditoru: najčešće greške i kako ih izbjeći

Uloga auditora nije da vas "uhvati" u grešci, već da vam pomogne da vaš stvarni trud postane vidljiv i mjerljiv. Proces Certifikacije je podrška, a ne ispit. Ipak, na terenu često viđamo nekoliko istih, sitnih propusta koji se lako mogu izbjeći. Oni najčešće nastaju zbog nedostatka vremena ili sistema, a ne zbog loše namjere. Evo kako da ih prepoznate i riješite bez stresa.
Categorized in: Priče – kako održivost izgleda na terenu Posted on: Last updated on:

Najčešće greške koje viđamo

  1. “Pretrpavanje” dokazima Vlasnici biznisa često misle da “više papira” znači bolji rezultat. Pripreme pet registratora punih računa, misleći da će kvantitet impresionirati auditora. U praksi, to samo otežava posao i nama i vama.
  2. Nejasne i “mrtve” politike Druga česta greška je preuzimanje generičkih Politika i izjava sa interneta. One često zvuče lijepo, ali su preduge, komplikovane i niko u timu ne zna šta u njima piše. Takav dokument “ne pije vode” jer nema veze sa stvarnim stanjem na terenu.
  3. Nedosljedno praćenje podataka Biznis krene sa praćenjem podataka u KPI tablicama, ali odustane nakon dva mjeseca jer “nisu imali vremena”. Auditoru je dosljednost važnija od savršenih brojeva. Bolje je imati podatke za svih 12 mjeseci koji pokazuju male pomake, nego savršene podatke za samo januar i februar.
  4. Neinformisan tim Klasičan propust: vlasnik zna sve o planu održivosti, ali tim ne zna ništa. Auditor će uvijek porazgovarati sa osobljem. Ako konobar ne zna zašto odvajate otpad ili ako sobarica ne zna za politiku štednje vode, onda ta politika u praksi ne postoji.

Kako jednostavno izbjeći ove greške

  • Budite fokusirani. Umjesto pet registratora, pripremite jednu urednu fasciklu. Auditoru je važnije da vidi uredno složene mjesečne račune za struju na jednom mjestu, nego haotičnu hrpu svih računa koje ste ikada dobili.
  • Pišite svojim riječima. Bolja je politika od pet jasnih rečenica koju ste sami napisali i koju vaš tim razumije (npr. “Štedimo vodu. Kupujemo lokalno. Odvajamo otpad.”), nego dokument od 10 stranica koji je nerazumljiv.
  • Napravite rutinu. Odredite jedan dan u mjesecu (npr. svaki peti) kada ćete 15 minuta posvetiti upisivanju podataka u KPI tablice. Dosljednost je ključ.
  • Održite kratak sastanak. Ne treba vam skupa obuka. Dovoljno je da jednom mjesečno okupite tim na 10 minuta i kažete im: “Evo, prošli mjesec smo bacili 10% manje hrane, bravo. Hajde da vidimo možemo li tako nastaviti.”

Šta auditor zaista traži

Auditor ne traži savršenstvo, već logiku i napredak.

Ne očekuje se da mali pansion u selu ima isti sistem kao hotel sa 5 zvjezdica. Auditor traži dokaze o “zdravom razumu” – da li ste svjesni svog uticaja i da li se trudite da ga poboljšate?

Iskrenost je najvažnija. Ako vas auditor pita zašto vam je potrošnja struje skočila u martu, iskren odgovor (“Imali smo kvar na zamrzivaču, evo kako smo to riješili”) vrijedi više od prikrivanja problema. Auditor ocjenjuje vaš sistem i vašu posvećenost, a ne jedan loš mjesec.

Česta pitanja

Da li male firme imaju blaže kriterije?

Kriteriji (principi) su isti za sve, ali su očekivanja i potrebni dokazi prilagođeni veličini i tipu biznisa. Auditor neće tražiti iste dokumente od seoskog domaćinstva i od hotela sa 100 soba.

Koliko često se radi revizija (provjera)?

Nakon što dobijete verifikaciju, ona obično važi dvije godine. Nakon toga slijedi proces obnove, koji je po pravilu brži i jednostavniji jer već imate uspostavljen sistem.

Šta ako auditor nađe grešku?

To je potpuno normalan i očekivan dio procesa. Auditor će vam dati jasan savjet i preporuku kako da propust ispravite, kao i razuman rok za to. To nije “pad na ispitu”, već prilika za učenje.

Šta dalje

Nadamo se da ovi savjeti pomažu da vidite proces verifikacije kao partnerstvo. Priprema nije teška ako je radite korak po korak. Za još konkretnih odgovora na dileme iz prakse, pogledajte našu glavnu stranicu Pitanja auditoru. Za inspiraciju, pročitajte Priče onih koji su ovaj proces već uspješno prošli.

Unutrašnji linkovi